Hiërarchie

Vandaag kreeg ik de vraag of ons model enkel toepasbaar is op hiërarchisch gestructureerde organisaties. De vraag rees op bij onze toelichting dat wekelijkse 1-1 gesprekken met de leidinggevende bijdragen aan de belonging van de werknemer aan het bedrijf en de efficiëntie en productiviteit van de organisatie als geheel ten goede komen.

Ik vond het een zeer interessante vraag, waar ik in deze blog graag wat dieper op in ga.

Het optimaliseren van het bedrijf op organisatorisch niveau houdt in dat we de structuur van de organisatie zo ‘clean’ mogelijk houden. We doen dit door samen met de bedrijfsleiding te werken aan een duidelijke missie en visie, en hier een strategie aan te koppelen. Aan deze strategie hangt een nieuw organigram vast, waarin de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn gedefinieerd. Het gaat bijgevolg niet zozeer om de hiërarchische structuur van dit organigram, het leert ons vooral dat de verantwoordelijkheden duidelijk worden verdeeld en wordt opgenomen door de aangewezen personen. We zorgen ervoor dat deze rol wordt toebedeeld aan de persoon die hiervoor het meest geschikt wordt geacht, op basis van competenties.

Uit ervaring blijkt dat als verantwoordelijkheden slecht worden gedefinieerd en gecommuniceerd, dit leidt tot inactiviteit en bijdraagt aan uitstelgedrag. Een voorbeeld dat u ongetwijfeld herkent: u zit in een meeting en er worden actiepunten gedefinieerd – fantastisch. Deze acties worden echter tijdens de meeting niet of niet allemaal toegewezen aan iemand, of er wordt geen duidelijke einddatum afgesproken. De taken staan vervolgens ergens in meeting minutes die niemand meer leest wegens geen tijd. Bij aanvang van de volgende meeting komt men tot de conclusie dat de helft van de actiepunten niet werd opgenomen. Er wordt afgesproken dat er na deze meeting zéker gewerkt moet worden aan de openstaande acties. Het patroon zal zich echter herhalen, wat op den duur zorgt voor frustratie en fricties binnen de organisatie.

In een wereld van snelle verandering en ontwikkeling is het van belang dat bedrijven flexibel zijn en de benodigde gerichte acties tijdig uitvoeren. Om dit te kunnen bereiken, helpen we bedrijven projectmatig te denken en te werken. Zo implementeren we deze nieuwe mindset en koppelen we de werkwijze aan een bijpassend softwaresysteem. We leiden de bedrijfsleiding op om met deze software te werken, en het zelf verder uit te rollen binnen de organisatie – al dan niet met onze hulp.

De organisatie hoeft op deze manier niet hiërarchisch georganiseerd te zijn. Een ‘platte’ organisatie is vaak zelfs een beter passende vorm. Zolang de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn, hoeven de taken zelfs niet per se door de persoon in kwestie te worden uitgevoerd. De verantwoordelijke moet er enkel voor zorgen dát de taak gebeurt binnen de afgesproken termijn. Zo kunnen projecten perfect over afdelingen of vestigingen heen worden uitgevoerd, en neemt de eindverantwoordelijke de leiding over het proces zónder te micro managen. Iedere werknemer krijgt taken toebedeeld en hoeft zich enkel met zijn eigen werk bezig te houden, wat voor rust en overzicht zorgt. Bovendien is het fijn om te zien dat men taken gestructureerd kan afwerken, dat geeft mensen nu eenmaal een goed gevoel.

Kortom: het duidelijk verdelen van de rollen en verantwoordelijkheden en deze bij competente personen leggen, is de enige voorwaarde om ons model te doen slagen. Of u hierbij graag een hiërarchie hanteert of niet, hangt af van de branche, de historiek en de managementstijl van het bedrijf.

Daphne Surink, Business Consultant en Bezield Wetenschapper